De perfecte e-mail in het Engels
E-mails zijn niet meer weg te denken uit dit digitale tijdperk. Je zal dan ook regelmatig je Engelse vrienden, collega’s, leveranciers of klanten een bericht sturen via e-mail. Daarom kijken we vandaag hoe je best een Engelse mail opstelt. Uit welke velden bestaat een mail en hoe schrijf je de perfecte Engelse mail? Vervolgens leren we hoe je iemand aanspreekt in het Engels. Daarna volgt er een inleiding en geven we enkele voorbeelden van Engelse zinnen. Op het einde bespreken we natuurlijk nog het slot en de ondertekening van de e-mail. Bij elk item maken we het verschil tussen zakelijke correspondentie en een persoonlijke mail.
De opmaak
Een nieuwe e-mail bestaat uit verschillende velden, die je moet invullen alvorens je de mail kan versturen. Je eigen e-mailadres verschijnt automatisch in het vak “From”. Bij “To” vul je het e-mailadres in waarnaar je het bericht wilt versturen. De velden “CC” en “BCC” dien je enkel in te vullen als je bepaalde mensen een kopie wilt bezorgen van jouw e-mail. CC betekent in dat geval “Carbon Copy”, hier kan je de e-mailadressen invullen die een kopie moeten krijgen van jouw e-mail. BCC is de afkorting van “Blind Carbon Copy”. De e-mailadressen die je hier invult, krijgen ook een kopie van jouw e-mail, maar de andere ontvangers kunnen niet zien dat de kopie ook naar dit adres werd verstuurd. In het veld “Subject” geef je een beschrijving van het onderwerp van de mail. Het veld “Send” staat natuurlijk voor “Verzenden”. Alles ingevuld? Dan kan je aan de slag gaan en een perfecte Engelse mail opstellen. Belangrijk daarbij is dat de mail niet te langdradig mag zijn. Houd je mail kort, maar krachtig. En zorg dat het voor de ontvanger duidelijk is wat hij moet doen
- From (Van) | Hier wordt automatisch jouw mailadres ingevuld. Wanneer je meerdere email adressen gebruikt kun je deze hier selecteren.
- To (Aan) | Hier vul je het e-mailadres in waar je een mail naar toe wilt sturen.
- CC (Carbon Copy) | Hier vul je e-mail adressen in die een kopie van de mail moeten krijgen. Dit kunnen mensen zijn die aan het gesprek moeten deelnemen of deze volgen om wat voor reden dan ook. Bij de CC vorm kan iedereen alle bijgevoegde adressen zien.
- BCC (Blind Carbon Copy) Dit werkt bijna hetzelfde als CC. Het verschil is dat je hier mailadressen kunt invullen en de andere ontvangers niet kunnen zien aan wie deze mail nog meer is verstuurd.
- Subject (Onderwerp) | Hier vul je het onderwerp of een korte beschrijving in.
- Message (Bericht) | Dit is waar je je bericht kunt schrijven. Dit kan met en zonder opmaak en met een ongelimiteerd aantal tekens. Hoe je dit bericht opstelt behandelen we hieronder.
- Send (Verzenden) | Spreekt voor zich. Dit is de knop om de mail mee te verzenden wanneer je hier klaar voor bent.
Verder zijn er nog een aantal andere functies en knoppen die elke mail client standaard heeft. Zoals de optie om een bijlage bij te voegen. Hier gaan we nu verder niet op in omdat dit irrelevant is voor dit artikel.
De aanhef
Je mail begint met een aanspreking. In een persoonlijke mail zal deze aanspreking veel informeler zijn dan in een zakelijke mail. Als je de naam van de ontvanger kent, kan je die best vermelden. Een persoonlijke mail onder vrienden, collega’s, kennissen kan je dan beginnen met “Hi” gevolgd door de voornaam van de ontvanger. Wil je de ontvanger iets beleefder aanspreken, begin dan je mail met “Dear” gevolgd door de aanspreektitel en achternaam van de ontvanger. In het Engels heb je vier verschillende aanspreektitels, namelijk Mr (meneer), Mrs (voor een gehuwde vrouw), Miss (voor een ongehuwde vrouw) en Ms (voor een vrouw waarvan je niet weet of ze gehuwd is). Als je de naam van de ontvanger niet kent, kan je gewoon “Dear Sir” of “Dear Madam” schrijven. Ken je ook het geslacht van de ontvanger niet, spreek hem dan aan met “Dear Sir/Madam”. In groepsmails kan je het doelpubliek aanspreken met “Dear All” of “Dear Members”.
De inleiding
Een Engelse e-mail opstellen is eigenlijk ongeveer hetzelfde als een Nederlandse mail opstellen. Je begint meestal met een aanleiding waarvoor je schrijft. Mogelijk is dit een antwoord op een eerdere mail, een telefoongesprek of nog iets anders. De volgende voorbeeldzinnen kan je gebruiken om je e-mail te starten:
| Engels | Nederlands |
|---|---|
| Further to your email of 20th January 2020 | Naar aanleiding van uw e-mail van 20 januari 2020 |
| In reply to your email | Als antwoord op uw e-mail |
| Referring to our telephone conversation about | Naar aanleiding van ons telefoongesprek over |
| I am writing with regard to | Ik schrijf u met betrekking tot |
| Minder formeel: Concerning / Regarding | Met betrekking tot |
De boodschap, je bericht voor de ontvanger.
Daarna volgt je boodschap voor de ontvanger. Die moet het doel van je e-mail duidelijk maken. Ook hiervoor kan je gebruik maken van enkele standaardzinnen, zoals:
| Engels | Nederlands |
|---|---|
| I’d like to confirm that | Ik kan bevestigen dat |
| Thanks for getting back to me | Bedankt voor uw antwoord |
| Could you give me more information about | Kunt u me meer informatie bezorgen over |
| I’m interested in | Ik ben geïnteresseerd in |
| I would like to know whether | Ik zou willen weten of |
| I am pleased to inform you that | Ik ben blij u te kunnen meedelen dat |
| Please find attached | In bijlage vindt u |
| As requested, I am sending you | Zoals gevraagd, stuur ik u |
| Minder plechtig: Here are the files | Hierbij vind je de bestanden |
De afsluiting van een Engelse mail.
Een mail afsluiten doe je met een slotzin die aanzet tot actie. Voorbeelden hiervan zijn:
| Engels | Nederlands |
|---|---|
| Please do not hesitate to contact me | Aarzel niet om contact met me op te nemen |
| I’m looking forward to meet you | Ik kijk ernaar uit om u te ontmoeten |
| If you require more information | Indien u meer informatie wenst |
De ondertekening van een mail verschilt naargelang het gaat om een zakelijke of persoonlijke mail. Een mail tussen vrienden of familie onderteken je met de woorden “Cheers”, “See you soon” of “Bye”.
In zakelijke berichtgeving gaat het er veel plechtiger aan toe. Daar gebruik je best een van de volgende slotzinnen gevolgd door de naam en functie van de verzender:
| Engels | Nederlands |
|---|---|
| Engels | Nederlands |
| Yours sincerely | Hoogachtend |
| Yours faithfully | Met de meeste hoogachting |
| Kind regards | Met vriendelijke groeten |
Zo, je weet nu hoe je een perfecte Engelse mail opstelt. Dus neem je computer, klik op “Nieuwe mail” en begin maar te oefenen! Veel schrijfplezier! Mocht je twijfelen of een cursus Engels handig voor je is? Kijk dan in ons overzicht met alle cursussen Engels, daar vind je zakelijke taalcursussen, basis cursussen voor beginners en gevorderden op elk niveau. Goed Engels leren is een eenmalige investering waar je heel je leven veel plezier van zult hebben.